Mujer haciendo onboarding a una nueva empleada

4 Pasos para realizar un buen onboarding a tus nuevos empleados

martes, 5 de octubre de 2021 de lectura
Autor Beatriz Valdés Mariño
Beatriz Valdés Mariño

Al definir cómo realizar el onboarding es imprescindible entenderlo como una etapa clave para garantizar el éxito de las contrataciones.

 

El 17% de las nuevas contrataciones abandonan las empresas en el primer trimestre de trabajo. Un 30% lo hace en sus primeros 6 meses. La mayoría de los especialistas coinciden en que esto se debe, en gran medida, a la ausencia de una estrategia de onboarding. 

 

Tomando esto en consideración, la incorporación a la empresa debería pasar a ser una de tus prioridades para garantizar la retención del talento.

 

 

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es el proceso de incorporación de un nuevo empleado a una organización. Se trata de esa primera etapa en la que se le debe ayudar a comprender, entre otros detalles, su rol, la cultura y las políticas de la empresa.

 

Para entender bien este concepto hay varios puntos clave que no se pueden perder de vista:

  • El onboarding forma parte del flujo de contratación. O sea, la contratación no culmina con la realización de una oferta de empleo y la firma del contrato, sino con la incorporación definitiva del nuevo empleado a la empresa. Todo el proceso gira en torno a la contratación e incorporación.
  • El proceso de incorporación no se limita a la inducción. Por el contrario, se trata de un acompañamiento organizado por fases que deben vencerse de forma escalonada en un mediano-largo plazo.
  • Aunque la mayoría de los especialistas de gestión de talento lo planifican para un periodo de 90 días, puede llegar a extenderse hasta un año. 

En principio, al completarse el proceso de onboarding los nuevos empleados deberían sentirse bien integrados y seguros en su nuevo puesto. Al menos este es el ideal de lo que se asume como una incorporación exitosa. 

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¿Por qué es importante realizar un buen onboarding?

Con la llegada de un nuevo empleado no se puede aspirar a que este se abra camino por sí mismo en la empresa. Sin embargo, esta es una idea equivocada en la que incurren muchas compañías.

 

Se tiende a creer que, si eres un “crack”, lograrás superar cualquier reto sin mucho acompañamiento. Pero ese es el origen de muchos de los problemas evitables de las organizaciones y por ello es importante tener claro por qué es importante el onboarding.

 

Las cifras son claras: Aproximadamente el 45% de los nuevos empleados no llegan al primer año de trabajo. ¿Podría mejorar esto con un proceso de onboarding adecuado? Lo más probable es que sí. 

 

Los procesos de contratación son costosos y suponen una inversión de tiempo considerable, pero no por ello debe descuidarse el onboarding. Esta fase es clave para garantizar que las nuevas contrataciones sean exitosas. 

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Tanto es así que entre las razones de peso para que un nuevo empleado desista de permanecer en la empresa se encuentran las malas experiencias y la ausencia de recursos durante su incorporación.

 

Beneficios de hacer un buen onboarding

Las ventajas de invertir en el onboarding pueden distinguirse a corto y mediano plazo.

 

Beneficios a corto plazo (primeros tres meses): 

Al nuevo empleado le resultará más fácil integrarse, reconocerse como parte de la empresa. Como consecuencia, fortalecerá los valores que tiene en común con el resto del equipo y que probablemente forman parte de la cultura corporativa. Este entorno es muy favorable para obtener resultados en menos tiempo.

 

Beneficios a mediano y largo plazo (primer año):

Además de garantizar un ambiente laboral favorable, las ventajas de un onboarding bien implementado también se observan en el fortalecimiento de la marca empleadora y la disminución de los índices de rotación. Otro indicador en el que se debería apreciar mejoras es en el aumento de la productividad

 

 

Pasos del proceso de Onboarding

Planificar el onboarding te ayudará a disminuir el tiempo y los recursos que dedicas a nuevas contrataciones. La retención de talento es la mayor recompensa de este proceso, pero para llegar ahí debes crear tu propio guión. 

 

Lo ideal es que el nuevo empleado pase del aprendizaje a la acción en los primeros tres meses. No obstante, como te comentaba más arriba, esto puede extenderse un poco más. Dependerá de la capacitación, la información y el acompañamiento que haya recibido. 

 

Alida Miranda creó un modelo de onboarding que resulta muy fácil de ejecutar y consta de de cuatro etapas:

  • 0 días:  definición de propósito
  • 30 días:  aprender
  • 60 días:  construir
  • 90 días:  hacer

Cada etapa no es independiente de la anterior, pero sí representa el momento en el que debería encontrarse el nuevo empleado en ese periodo. Sobre la base de esta metodología, desde Viterbit hemos creado una serie de pasos que te serán de mucha ayuda. 

 

 

Definición de propósito: Pre-onboarding

Por lo general, ubicamos el inicio de la incorporación de los nuevos empleados en el día 1. Sin embargo, para llegar ahí, debemos tener una serie de condiciones previamente creadas. 

 

La etapa de definición del propósito inicia desde la fase de reclutamiento y selección, con particular fuerza en el proceso de entrevista. Este primer momento está muy ligado a la generación de expectativas, tanto del nuevo empleado como de la empresa. 

 

Es fundamental que las expectativas que se generen estén muy bien alineadas con el propósito del nuevo rol. De esta forma evitaremos las frustraciones de ambas partes. 

 

Una buena guía para abordar esta fase puede ser:

  • Declara la visión que se tiene del nuevo rol y comprobar que esté en sintonía con los objetivos que se espera que cumpla. Es importante dejar muy claro qué habilidades debe tener el nuevo empleado y qué aportaciones supone para la empresa. 
  • Redacta un documento detallando el nuevo rol y las responsabilidades que asumirá. Debe definirse qué hará el nuevo empleado y cómo llevará a cabo sus tareas. 
  • Establece indicadores de rendimiento por etapas. Estas métricas deben compartirse desde el inicio para que el nuevo empleado tenga claro qué resultados se espera que obtenga. 
  • Plantea algunos hitos de referencia que, si bien son más cualitativos, representan un valor añadido de lo que se espera que impulse el nuevo rol. Esto puede ser la creación de planes estratégicos u otras iniciativas. 

 

Aprender: Una etapa clave del onboarding

No puedes aspirar a un onboarding exitoso si no contemplas una fase de aprendizaje. Por lo general, el primer mes de trabajo se basa en ello. 

 

Lo primero a tener en cuenta es que debes prepararte y preparar al nuevo empleado para su llegada:

Sistematiza toda la información que pudiera resultar útil sobre la empresa y enviársela antes de su primer día. Puedes incluir datos generales como la misión, visión y valores corporativos, estructura organizacional, detalles de su equipo inmediato, normas, horarios, equipamiento disponible, etc. 

 

Además, es fundamental que el nuevo empleado tenga claro dónde y a qué miembro de la empresa debe presentarse el primer día.

 

Ojo: No puedes pretender un control de toda esta información desde el primer día. Dosifica los detalles, de ser necesario, según avance la incorporación. 

 

Otro aspecto que es crucial durante la fase de aprendizaje es la capacitación:

La mayoría de las empresas asumen que un plan de capacitación intensivo, con conferencias, cursos y certificaciones, es suficiente para que el nuevo empleado aprenda a hacer su trabajo. Pero para hacer un buen trabajo, como en la vida misma, se necesita práctica. 

 

Por tanto, es fundamental que desde el primer mes involucres a los nuevos empleados en proyectos reales donde sientan que se toma en cuenta su participación. Esto no significa lanzarlos a la deriva sin acompañamiento, pero sí asumir su preparación desde la práctica con las capacitaciones formales como apoyo. 

 

Una buena forma de medir la evolución del nuevo empleado es realizar reuniones periódicas. A medida que avance el onboarding es normal que estos encuentros se vayan espaciando. Sin embargo, en el primer mes es fundamental generar estos intercambios de feedback mutuo. 

 

 

Construcción de nuevas estrategias de trabajo durante el onboarding

El proceso de aprendizaje no finaliza en el primer mes del onboarding; todo lo contrario. En la etapa de construcción los nuevos empleados tienen una participación más activa en los procesos de la empresa y deben trazar su propia estrategia de desarrollo individual dentro de la organización. 

 

"En este punto, también debe alentar a los nuevos empleados a tomar lo que han aprendido sobre la organización en general y desarrollar una estrategia para el éxito profesional individual, completa con el establecimiento de objetivos, solicitudes de desarrollo de habilidades y solicitudes de recursos más específicas".

Además, es importante tener claro que la construcción es una fase permanente y abarca tanto la producción como el desarrollo de relaciones. Ya en esta fase, el nuevo empleado debe conocer mejor al equipo y ser parte de él. 

 

Todos estos elementos marcan la hoja de ruta del nuevo empleado dentro de la empresa. Es un momento clave para que comience a proyectar sus capacidades y el valor que aporta a la compañía. El desarrollo de esta etapa determinará, en gran medida, el éxito de la contratación. 

 

 

Onboarding con seguimiento

Luego de sus primeros dos meses se espera que las nuevas contrataciones se encuentren más cómodas dentro de su rol. Por tanto, ya en esta etapa es importante hacer un seguimiento sistemático de KPIs y otros indicadores de evaluación que permitan analizar si el nuevo empleado (y la empresa) va por el camino correcto. 

 

Esto NO significa que los errores que se cometan desde aquí serán intolerables. Ten en cuenta que 2-3 meses es muy poco tiempo para que el nuevo empleado domine a la perfección los procesos de la empresa. Sobre todo si sus resultados dependen de valores históricos. 

 

Sin embargo, a estas alturas sí debería cumplirse con cuestiones más elementales como los horarios, reglas de disciplina y ejecución de tareas donde se evidencie su seriedad y compromiso. 

 

En sentido general esta etapa, que puede extenderse hasta un año según el rol y el tipo de empresa, debería ser un periodo de crecimiento natural. Se espera que en este tiempo los logros tengan un impacto a más largo plazo y el nuevo empleado se haya integrado completamente a la organización. 

 

Consulta nuestro texto:  “Cómo atraer y retener el mejor talento” y descubre algunas de las estrategias más efectivas para fomentar las buenas relaciones en el equipo. Será muy beneficioso que domines este tipo de acciones para que desarrolles tus propias ideas para el onboarding de nuevos empleados.

Beatriz Valdés Mariño

Beatriz Valdés es Content Manager en Viterbit, donde crea y diseña las estrategias de contenido de las redes sociales, blogs y newsletter de Viterbit. Cuando no está en la oficina interactuando con nuestra comunidad en línea, disfruta de un paseo por las playas de Cádiz y de un buen café. Contacta con Betty en LinkedIn  o a través de Twitter.