Qué son los KPIs de reclutamiento y por qué son importantes
Los KPIs de reclutamiento (Key Performance Indicators) son métricas que permiten medir cómo está funcionando el proceso de selección de una empresa. Ayudan a responder preguntas clave como cuánto tardas en cubrir una vacante, de dónde vienen los mejores candidatos o qué parte del proceso está ralentizando las contrataciones.
En lugar de basar las decisiones solo en percepciones o experiencias puntuales, los KPIs permiten analizar el proceso de reclutamiento con datos reales. Gracias a ellos, los equipos de RRHH pueden entender mejor qué está ocurriendo en cada fase del proceso.
Por ejemplo, los KPIs de reclutamiento ayudan a:
Identificar cuellos de botella en el proceso de selección.
Detectar qué canales de captación funcionan mejor.
Mejorar la velocidad de contratación.
Evaluar la calidad de las contrataciones a lo largo del tiempo.
Optimizar los recursos dedicados al recruiting.
En definitiva, medir estas métricas permite tomar decisiones más informadas y convertir el reclutamiento en un proceso más eficiente, predecible y fácil de optimizar.
Los KPIs de reclutamiento que realmente ayudan a mejorar tu proceso de selección
No todas las métricas tienen el mismo impacto. Estos KPIs permiten entender tanto la velocidad del proceso, como la calidad de las contrataciones y la eficiencia de los canales de reclutamiento.
1. Time-to-fill
El time-to-fill mide el tiempo que tarda una empresa en cubrir una vacante desde que se abre el proceso hasta que un candidato acepta la oferta. Es uno de los KPIs de reclutamiento más utilizados porque permite entender cuánto tarda realmente el proceso de selección.
Si este indicador es demasiado alto, suele indicar que existe algún cuello de botella en el proceso: dificultad para encontrar candidatos adecuados, retrasos en la revisión de perfiles o decisiones lentas por parte del equipo.
Fórmula: Time-to-fill = Fecha en la que se cubre la vacante – Fecha de apertura de la vacante
Por ejemplo, si una vacante se abre el 1 de marzo y se cubre el 25 de marzo, el time-to-fill sería de 24 días.
2. Time-to-hire
El time-to-hire mide el tiempo que pasa desde que un candidato entra en el proceso de selección hasta que acepta la oferta de trabajo. A diferencia del time-to-fill, este KPI se centra en la duración del proceso para cada candidato, no en la vacante.
Es una métrica muy útil para entender si el proceso de entrevistas y evaluación es ágil o si, por el contrario, se alarga demasiado y puede hacer que algunos candidatos pierdan el interés o acepten otras ofertas.
Fórmula: Time-to-hire = Fecha de aceptación de la oferta – Fecha de entrada del candidato en el proceso
Por ejemplo, si un candidato aplica el 10 de marzo y acepta la oferta el 20 de marzo, el time-to-hire sería de 10 días.
3. Quality of hire
El quality of hire mide hasta qué punto las personas contratadas cumplen las expectativas del puesto y aportan valor a la organización. A diferencia de otros KPIs centrados en la velocidad del proceso, esta métrica ayuda a evaluar si las contrataciones están siendo realmente acertadas.
Suele analizarse a través de indicadores como el desempeño del nuevo empleado, su nivel de retención o la satisfacción del manager con la contratación.
Fórmula: No existe una única fórmula estándar, pero normalmente se calcula combinando varios indicadores, por ejemplo:
Quality of hire = (Desempeño + Retención + Satisfacción del manager) / 3
Este KPI permite entender si el proceso de selección no solo es rápido, sino también eficaz a la hora de incorporar talento que encaje y permanezca en la empresa.
4. Source of hire
El source of hire mide qué canales de captación generan las contrataciones de una empresa. Es decir, permite saber de dónde vienen los candidatos que finalmente son contratados: portales de empleo, referidos, redes profesionales, página de empleo de la empresa, entre otros.
Analizar este KPI ayuda a identificar qué fuentes funcionan mejor y dónde merece la pena invertir más tiempo o presupuesto en el proceso de reclutamiento.
Fórmula: Source of hire = Número de contrataciones procedentes de un canal / Número total de contrataciones
Por ejemplo, si en un mes se realizan 20 contrataciones y 8 provienen de referidos, ese canal representaría el 40 % de las contrataciones.
5. Cost per hire
El cost per hire mide cuánto le cuesta a una empresa incorporar a un nuevo empleado. Este KPI tiene en cuenta todos los gastos asociados al proceso de reclutamiento, como inversión en portales de empleo, herramientas de selección, campañas de atracción de talento o el tiempo dedicado por el equipo de recruiting.
Analizar esta métrica permite entender qué tan eficiente es el proceso de contratación y detectar si existen costes innecesarios en determinados canales o fases del proceso.
Fórmula: Cost per hire = Coste total del proceso de reclutamiento / Número total de contrataciones
Por ejemplo, si una empresa invierte 10.000 € en procesos de selección durante un periodo y realiza 20 contrataciones, el cost per hire sería de 500 € por contratación.
6. Candidate conversion rate
El candidate conversion rate mide el porcentaje de candidatos que avanzan de una fase del proceso de selección a la siguiente. Este KPI permite entender qué tan eficiente es cada etapa del recruiting, desde la recepción de candidaturas hasta la contratación final.
Analizar esta métrica ayuda a detectar dónde se pierden más candidatos: por ejemplo, si muchos aplican pero pocos llegan a entrevista, o si varias entrevistas terminan sin una oferta. Esto permite ajustar el proceso y mejorar la calidad del filtrado y la experiencia del candidato.
Fórmula: Candidate conversion rate = (Número de candidatos que pasan a la siguiente fase / Número total de candidatos en la fase anterior) × 100
Por ejemplo, si 100 candidatos aplican a una vacante y 20 pasan a entrevista, la tasa de conversión de esa fase sería del 20 %.
7. Vacantes abiertas
El número de vacantes abiertas mide cuántas posiciones están activas en el proceso de selección en un momento determinado. Aunque es una métrica sencilla, resulta muy útil para entender la carga de trabajo del equipo de recruiting y el volumen real de procesos en marcha.
Si el número de vacantes abiertas se mantiene alto durante mucho tiempo, puede indicar dificultades para cubrir puestos o una demanda de contratación superior a la capacidad del equipo.
Fórmula: Vacantes abiertas = Número total de posiciones activas en proceso de selección
Por ejemplo, si una empresa tiene 12 puestos en búsqueda activa en un momento determinado, su número de vacantes abiertas sería de 12.
8. Hiring manager satisfaction
El hiring manager satisfaction mide el nivel de satisfacción de los responsables de área con el proceso de selección y con los candidatos presentados por el equipo de recruiting. Este KPI ayuda a entender si el proceso está alineado con las necesidades reales del negocio.
Normalmente se mide a través de encuestas breves después de cerrar una vacante, donde el manager valora aspectos como la calidad de los perfiles presentados, la rapidez del proceso o la comunicación durante la selección.
Suele calcularse como una puntuación media obtenida en encuestas internas.
Fórmula: Hiring manager satisfaction = Suma de las valoraciones de los managers / Número total de respuestas
Por ejemplo, si los managers valoran el proceso con una media de 4 sobre 5, el nivel de satisfacción sería de 4/5.
9. Tasa de rechazo de candidatos
La tasa de rechazo de candidatos mide el porcentaje de personas que abandonan o son descartadas a lo largo del proceso de selección. Este KPI permite analizar en qué fases se están perdiendo más candidatos y si el proceso está filtrando correctamente a los perfiles.
Una tasa de rechazo muy alta puede indicar que los requisitos del puesto no están bien definidos, que el proceso de selección es demasiado exigente o que las expectativas entre empresa y candidato no están alineadas.
Fórmula: Tasa de rechazo = (Número de candidatos rechazados / Número total de candidatos en el proceso) × 100
Por ejemplo, si 100 candidatos participan en un proceso y 70 son descartados, la tasa de rechazo sería del 70 %.
10. Tasa de retención de nuevas contrataciones
La tasa de retención de nuevas contrataciones mide cuántos empleados permanecen en la empresa después de un determinado periodo tras su incorporación. Este KPI permite evaluar si las contrataciones están siendo adecuadas y sostenibles en el tiempo.
Si muchos empleados abandonan la empresa poco después de ser contratados, puede ser una señal de que el proceso de selección no está identificando correctamente el encaje entre el candidato, el puesto o la cultura de la organización.
Fórmula: Tasa de retención = (Número de nuevas contrataciones que permanecen en la empresa / Número total de nuevas contrataciones) × 100
Por ejemplo, si una empresa contrata a 20 personas en un año y 16 siguen en la organización al cabo de ese periodo, la tasa de retención sería del 80 %.
Otras métricas de reclutamiento que conviene monitorizar
Además de los KPIs principales, existen otras métricas que pueden aportar información valiosa sobre cómo está funcionando el proceso de selección. No siempre son indicadores estratégicos por sí solos, pero ayudan a entender mejor la experiencia del candidato, la eficiencia del proceso y posibles áreas de mejora.
Tasa de aceptación de la oferta
La tasa de aceptación de la oferta mide el porcentaje de candidatos que aceptan una propuesta de empleo después de recibirla. Esta métrica ayuda a entender si las condiciones ofrecidas, el proceso de selección y la propuesta de valor de la empresa resultan atractivos para los candidatos.
Una tasa baja puede indicar que los candidatos están recibiendo ofertas más competitivas, que el proceso de selección ha sido demasiado largo o que las expectativas del candidato no estaban alineadas con la oferta final.
Fórmula: Tasa de aceptación = (Número de ofertas aceptadas / Número total de ofertas realizadas) × 100
Por ejemplo, si una empresa hace 10 ofertas de empleo y 7 candidatos las aceptan, la tasa de aceptación sería del 70 %.
Feedback de los candidatos
El feedback de los candidatos permite medir cómo perciben los participantes el proceso de selección. Recoger esta información ayuda a entender si el proceso es claro, ágil y respetuoso con el tiempo de los candidatos.
Suele obtenerse a través de encuestas breves al finalizar el proceso, donde se evalúan aspectos como la comunicación, la duración del proceso o la claridad de la información sobre el puesto. Analizar este feedback permite detectar puntos de mejora y cuidar la experiencia de candidato, algo cada vez más importante para la reputación de la empresa como empleadora.
Normalmente se calcula a partir de una puntuación media obtenida en encuestas de satisfacción.
Feedback de candidatos = Suma de las valoraciones recibidas / Número total de respuestas
Por ejemplo, si los candidatos valoran el proceso con una media de 4 sobre 5, el nivel de satisfacción sería de 4/5.
Medir el proceso de selección permite entender qué está funcionando y qué aspectos pueden mejorarse.Para poder hacer este seguimiento de forma efectiva, es importante contar con herramientas que centralicen toda la información del proceso. Plataformas como viterbit permiten registrar y analizar estos KPIs de reclutamiento en un mismo lugar, facilitando la gestión de las vacantes, el seguimiento de candidatos y la evaluación del rendimiento del proceso de selección.
De esta forma, los equipos de recruiting pueden ganar visibilidad sobre su trabajo, mejorar la eficiencia del proceso y tomar decisiones más informadas sobre cómo atraer y seleccionar talento. Si quieres ver cómo funciona en la práctica, puedes solicitar una demo de viterbit y descubrir cómo optimizar tu proceso de reclutamiento con datos reales.
