Kick-Off meeting: aumenta la motivación y el rendimiento de tus empleados

¿Qué es un kick-off?

También conocido como kick off meeting, el kick off se refiere a reuniones empresariales que tienen el propósito de presentar un nuevo proyecto. Los kick off meetings se suelen hacer cada vez que inicia un nuevo proyecto y suelen estar invitados todos los involucrados.

El propósito principal del kick off es presentar todos los detalles claves del proyecto a los involucrados:

• Objetivos del proyecto.
• Tareas a realizar.
• Profesionales encargados de cada tarea.
• Dinámicas y procesos de trabajo.
• Cronogramas de entrega, etc

El kick off también es una oportunidad para que todos los involucrados puedan hacer preguntas sobre el proyecto y se aclare cuáles serán los siguientes pasos a tomar.

Se puede realizar tanto de manera presencial como de manera remota. Aunque en los tiempos post-covid, la modalidad virtual ha tomado mucha popularidad y muchas empresas las están utilizando tanto para kick off internos como externos con los clientes.

Objetivos de un kick-off

Los objetivos de una kick off meeting pueden variar de manera considerable según la empresa y el tipo de proyecto a realizar. No obstante, la mayoría de las compañías persiguen alguno de los siguientes objetivos al momento de un hacer un kick off empresarial:

1. Alinear a todos los involucrados con los objetivos y lineamientos del proyecto

El primer objetivo que debes perseguir es que todos los miembros del equipo estén al tanto de las directrices del proyecto: los objetivos, los plazos de entrega, las tareas a realizar, los encargados de esas tareas y las dinámicas de trabajo.

Todo esto permite que los involucrados estén completamente alineados, trayendo como resultado un mejor rendimiento al proyecto. La idea es evitar la falta de información que puede afectar el desempeño y el rendimiento del equipo de trabajo.

Cuando cada miembro del equipo va por su propio lado, los malos entendidos y las equivocaciones están a la orden del día. Algo que podemos evitar si todos los involucrados están bien informados desde el principio.

2. Permitir a los involucrados hacer preguntas en vivo

El otro objetivo que buscamos es que todos los implicados puedan hacer preguntas en tiempo real. La gran ventaja es que permite que todos los asistentes sean retroalimentados por las preguntas y respuestas dadas en el kick off.

De esa manera, todos tendrán una visión más completa e integral del proyecto, reduciendo al máximo las dudas que más adelante pueden afectar el desempeño de las tareas.

3. Motivar y llenar de energía al equipo de trabajo

Los mejores proyectos son aquellos que comienzan llenos de energía. Los kick-off también reflejan los beneficios y todo lo que como empresa queremos alcanzar con el proyecto. Toda la estructura y la información que incluyamos en el kick off debe buscar motivar a todos los asistentes.

3 tipos de kick off

En esencia, todos los kick off meeting tienen las mismas características. La principal diferencia está en el enfoque que tendrá cada reunión de inicio. En ese sentido, existen tres tipos de kick off meeting:

Kick off meetings internos o para proyectos internos

Los kick off meetings internos son aquellos que son utilizados para presentar el proyecto al equipo interno de la empresa.

Las meetings internas son las más simples y no requieren tanta preparación como las otras reuniones que mencionaremos en la lista. Esto se debe a que no están bajo la misma presión que las reuniones de inicio que se hacen con los clientes o con el patrocinador ejecutivo; es decir, no necesitan estar tan pulidas.

Eso no significa que sean menos importantes y que no requieran la preparación adecuada. Al contrario, si queremos que todos los miembros del equipo interno cumplan con sus responsabilidades y que su desempeño sea el más efectivo, tenemos que enfocarnos en preparar bien las reuniones internas.

En ese sentido, las kick off meetings internas deben tener los siguientes recursos al momento de presentar el proyecto al equipo:

• El plan del proyecto. Debe incluir todos los detalles del proyecto: los participantes, el programa, los KPIs, los recursos disponibles, las dependencias y las vías de comunicación para el equipo.

• Los objetivos SMART. La metodología SMART es la mejor manera de plantear los objetivos para un proyecto, pues facilita la toma de decisiones, motiva a los involucrados y establece prioridades para el equipo.

• El cronograma del proyecto. Los hitos del proyecto deben ser presentados con claridad.

• El alcance del proyecto. El scope debe estar bien establecido para evitar que los recursos se escapen hacia áreas que no son importantes para el proyecto, o por lo menos, no en su etapa actual.

Kick off meeting con el cliente

Las kick off meetings de cara al cliente se utilizan para aquellos proyectos en los cuales se necesita la colaboración entre la empresa y el cliente. Por esa misma razón, en estas reuniones participan tanto el equipo de trabajo como los colaboradores de parte del cliente.

El propósito de esta reunión es alinear los objetivos del proyecto, establecer la fecha de los entregables, definir los KPIs para medir su crecimiento, determinar la frecuencia y el medio de comunicación para ambas partes, etc.

Los kick off con clientes son perfectos para establecer las expectativas de parte del cliente y responder dudas respecto al modo de trabajo y a los procesos.

Algunos de los proyectos en los cuales se suele usar este tipo de reuniones son:

• Planificación de eventos.
• Campañas de marketing con agencias.

Y con el fin de que estas reuniones con cliente sean lo más exitosas posibles, estos son los recursos que deberías proveer:

• Un plan del proyecto. Nuevamente, tienes que incluir todos los detalles del proyecto. Aborda toda la información que consideres necesaria al momento de tratar con el cliente para que no quede ninguna duda.

• Un roadmap del proyecto. Las hoja de ruta del proyecto permitirá al cliente saber el cronograma, los objetivos y los hitos del proyecto. De esa manera, sabrán qué pueden esperar del proyecto en un determinado periodo de tiempo.

• Las vías de comunicación establecidas para los equipos de trabajo. Es decir, la vía de comunicación con las cuales tendrás contacto con el cliente. Es uno de los aspectos más esenciales, sobre todo si las tareas y las dependencias requieren la colaboración de ambas partes. Puedes escoger la que sea más beneficiosa para ti o el cliente: Slack, Email, Asana, etc.

• Los participantes del proyectos. Debes presentar con claridad quiénes serán los owners de cada tarea tanto de parte de tu equipo como de parte del cliente.

• El alcance del proyecto. El cliente debe tener muy claro cuál es el scope de proyecto.

Kick off meeting para el patrocinador ejecutivo

Los proyectos que son dirigidos por patrocinadores ejecutivos normalmente necesitan* kick off meetings* de alto nivel con los directivos de la empresa. Tiene características muy similares a las que hemos nombrado en las reuniones anteriores.

No obstante, su principal diferencia es que estas reuniones iniciales pretenden explicar a los directivos** de qué manera el éxito del proyecto afectará a la compañía**.

Estos kick off se utilizan para campañas de marketing propias de la empresa, el roadmap de un producto o la implementación de un software de gestión para la organización.

Al tener un propósito muy específico, el enfoque no debe estar ni en los hitos individuales ni en los detalles mínimos del proyecto. Aquí te damos una idea de lo que deberías presentar en este tipo de reuniones iniciales:

• El objetivo principal del proyecto y cómo impacta comercialmente en la empresa. Para asegurar el éxito, es ideal plantear este objetivo en armonía con los objetivos de la empresa.

• Los objetivos principales que pretendes alcanzar con el proyecto. Deben ser planteados de una manera concreta y precisa.

• Un roadmap con los elementos más importantes del proyecto.

• Un resumen ejecutivo que ofrezca más detalles para que los ejecutivos puedan leerlo y profundizar posteriormente a la reunión.

¿En qué departamentos de tu empresa puedes emplear un kick-off?

Los kick-off no están limitados a un departamento en específico. Cualquier área de la organización que tenga planes de realizar un nuevo proyecto puede hacer un kick off meeting, pues los beneficios de las reuniones de inicio aplican para cualquier proyecto y departamento.

Por otro lado, no es necesario que todos los departamentos participen en el kick off de un proyecto, sino solo los que estén involucrados.

8 pasos para hacer un kick-off exitoso

Como director de proyecto, tu principal responsabilidad es planificar y presentar el proyecto en el kick off meeting. Si aún tienes dificultades para entender cómo deberías organizar un kick off, sigue estos 8 pasos:

1. Prepara una agenda para el kick off meeting

La organización de la agenda es el primer paso que debes ejecutar al momento de organizar el kick off. Estas son las tres cosas que debes tener en cuenta al organizar la agenda de la reunión:

• La lista de invitados. El proyecto y el tipo de reunión que hayas definido determinará quiénes serán los invitados de la reunión. Asegúrate de solo incluir a los asistentes que tendrán un lugar importante en la ejecución del proyecto.
• La duración de la reunión. Programa un horario y deja un tiempo para las preguntas.
• La agenda de la reunión. Establece el orden de la reunión: ¿cuál será el de tópicos y temas a tratar durante la reunión? Envía la agenda con anticipación para que los asistentes lleguen preparados a la reunión.

2. Presenta a los asistentes

Comienza la reunión haciendo una presentación de todos los involucrados, pues es posible que muchos de los asistentes nunca hayan trabajado juntos. Así que es una buena idea para que los miembros del equipo se conozcan. Di el nombre de la persona y el cargo que tiene actualmente.

3. Prioriza los objetivos del proyecto

Los objetivos del proyecto son el aspecto más importante de toda la presentación, pues hace sentir a todos los involucrados que cada tarea que realizan ayuda a alcanzar el objetivo mayor.

Además, con esta metodología los equipos de trabajo son más efectivos, pues pueden establecer prioridades y gestionar mejor los recursos. Los objetivos es lo que llena de motivación a los involucrados.

4. Habla sobre el plan del proyecto

No hace falta que hables de cada detalle mínimo del proyecto, lo ideal es que menciones los detalles más relevantes del proyecto: cronograma, entregables, hitos, etc.

5. Define el alcance del proyecto

Presentar con claridad el scope del proyecto permite a todos los involucrados tener expectativas realistas sobre el trabajo a realizar. Además, esto también aumenta la efectividad evitando que el proyecto se retrase o tome un curso que no estaba previsto.

6. Determina las responsabilidades de cada asistente

Una vez que los detalles y el alcance del proyecto hayan sido presentados con claridad es momento de hablar de las responsabilidades que tendrá cada asistente a la reunión. Recuerda mencionar las dependencias de los miembros del equipo. Así el flujo y los roles quedarán más que claros.

7. Deja un espacio para las preguntas

El tiempo de preguntas permite aclarar dudas o conocer conmayor profundidad aquellos detalles del proyecto que no fueron expuestos con suficiente claridad. Da el tiempo necesario para que todos los involucrados puedan hacer las preguntas correspondientes al proyecto y todos puedan ser retroalimentados.

8. Explica los pasos siguientes

Después de terminar el tiempo de preguntas, debes mencionar cuáles son los pasos posteriores a la reunión:

• ¿Hay que entregar algún documento?
• ¿Cuáles son las primeras tareas a realizar?
• ¿Quiénes serán los encargados de realizar esas primeras tareas?
• ¿Cuándo se dará inicio a dichas tareas?

Haz que tus kick off meetings sean exitosas Los kick off tienen todo el potencial del mundo para aumentar el rendimiento de tus proyectos. Pero no olvides incluir todos los detalles relevantes, pues ese es uno de los factores clave en el éxito de las reuniones de inicio.

Así que comienza hoy mismo a realizar kick off meetings en todos tus proyectos y notarás cómo aumentará la calidad de los resultados y el ánimo del equipo de trabajo. Esperamos que este post te haya sido de mucha utilidad. Si te ha gustado, compártelo con otros compañeros para que también aprendan todo lo que te hemos enseñado.

¡Hasta la próxima!