Cómo hacer una evaluación del desempeño. Guía completa.

¿Qué es la evaluación de desempeño laboral?

La evaluación de desempeño es un proceso en el que se mide y analiza el rendimiento de los equipos de trabajo de una empresa.

¿Quién se encarga de hacer este tipo de evaluación? Empleados, managers, líderes de equipo, compañeros y gerentes de una misma empresa pueden participar en las evaluaciones de desempeño.

El proceso dependerá de factores como el tiempo, el trabajo que tiene el empleado y quién haga la evaluación; pero, hay ítems adicionales que tener en cuenta para llevarlo a cabo con éxito:

• Fortalezas del perfil: Con este indicador se reconocen las cualidades positivas que tiene el empleado y que favorecen a la empresa. De esta forma sabrá qué es lo que está haciendo correctamente.

• Debilidades o áreas a mejorar: Es el momento perfecto para poder comunicar a la persona en qué aspectos puede mejorar de cara al equipo.

• Objetivos de evaluación: lo que no se mide no se puede evaluar, y qué mejor que los objetivos SMART para analizar a detalle todo lo que te interesa saber sobre la persona. El sistema de evaluación necesita tener unos objetivos claros para que tanto tú como el trabajador, puedan saber qué es lo que se necesita mejorar.

• Sistema de calificación: Ofrece la posibilidad de clasificar el rendimiento según una escala que se defina. Este apartado te ayuda a categorizar mejor a cada perfil y a evaluar qué métricas son realmente útiles durante el proceso, para perfeccionar evaluaciones futuras.

Cómo llevar a cabo una evaluación de desempeño

Para concretar este proceso de evaluación, hemos construido para ti un pequeño paso a paso que puedes seguir para hacer el estudio pertinente según sea el caso.

1. Define tus objetivos de manera realista con tus empleados.
2. Establece indicadores que funcionen para evaluar resultados.
3. Define estrategias o acciones que contribuyan a fomentar un ambiente laboral sano y comunicativo.
4. Ten a la mano una ruta de acción concreta ante cada situación posible.
5. Siempre ten a disposición un reporte semanal, quincenal o mensual de las actividades y desempeño de tu empresa.

Los diferentes métodos de evaluación para empleados

Hay diferentes métodos que puedes tener en cuenta para realizar una evaluación laboral:

1. La escala de desempeño aboral

Es un marco que se estandariza para realizar mediciones que permitan evaluar el desempeño laboral de los empleados ante un conjunto determinado de criterios o puntos de referencia establecidos.

Ayuda a los gerentes y organizaciones a evaluar qué tan bien un empleado está cumpliendo con sus responsabilidades laborales, logrando sus objetivos y contribuyendo al éxito general de la organización.

Por lo general, consta de varias dimensiones o factores de desempeño que son relevantes para el rol del empleado y se clasifican en una escala. Estos incluyen habilidades de comunicación, trabajo en equipo, habilidades para resolver problemas, cumplimiento de plazos, calidad del trabajo y productividad.

2. La escala de conducta laboral

Esta herramienta se utiliza en evaluaciones de desempeño para medir comportamientos que se relacionen con las labores de un empleado, pero considera de manera exclusiva los resultados que ofrece.

Las escalas de comportamiento tienen como objetivo la evaluación de diferentes empleados y su interacción con otros colegas para comparar cómo abordan la resolución de problemas, si exhiben cualidades de liderazgo, se adhieren a los valores de la empresa y si demuestran otras habilidades interpersonales que contribuyen a un entorno de trabajo positivo y al éxito organizacional.

3. Evaluación del comportamiento basada en competencias

Si necesitas evaluar el desempeño en función de la capacidad que tienen un empleado de demostrar habilidades y/o competencias determinadas para un puesto de trabajo, esta es una de las mejores opciones en tus plantillas de evaluación de trabajadores.

Y es que las evaluaciones de comportamiento que toman en consideración las competencias son usadas para medir habilidades blandas, como: resolución de problemas, la comunicación, el trabajo en equipo, el liderazgo y la adaptabilidad.

¿El objetivo? Determinar qué tan bien se alinean ciertas habilidades con el comportamiento de un empleado y las expectativas y requisitos que hay para el puesto que desempeña.

4. Evaluaciones psicológicas

Este tipo de evaluaciones se centra en los rasgos actitudinales y de comportamientos psicológicos que tienen los empleados como individuos en relación a su desempeño profesional.

Algunos de los aspectos que se toman en cuenta en una evaluación psicológica son: rasgos de personalidad, la inteligencia emocional, las habilidades cognitivas, la motivación y el manejo del estrés.

¿Cuál es el objetivo? Obtener una comprensión detallada de los diversos factores mentales y/o emocionales que pueden repercutir en el desempeño laboral de los empleados, como las relaciones interpersonales, el bienestar en el ámbito de trabajo…

Una vez que esto se establece, tu empresa puede adaptar las oportunidades de capacitación y desarrollo a las necesidades individuales y crear un ambiente de trabajo que promueva el compromiso, la satisfacción y la retención de los empleados.

5. Tasaciones de 360 ​​grados

Este tipo de plantillas de evaluación busca ofrecerte como manager una mayor perspectiva a nivel general sobre el desempeño, habilidades y comportamientos de los empleados. En palabras más simples: busca ofrecer todo en una sola plantilla de evaluación.

¿Cómo se logra esto? A través de la recopilación de comentarios de múltiples fuentes, incluidos supervisores directos, compañeros, subordinados e incluso partes interesadas externas, como clientes o proveedores.

En algunos casos, el trabajador también realiza una autoevaluación como parte del proceso. Este enfoque ayuda a reducir posibles sesgos y puntos ciegos que pueden surgir cuando las evaluaciones se basan únicamente en las opiniones de una persona, como un supervisor directo.

Estrategias para realizar la evaluación de desempeño

Lo primero que debes tener claro antes de realizar evaluaciones de desempeño son las necesidades reales de tu empresa. Es decir:

• ¿Cuál es el área que necesitas trabajar y el tipo de profesional que requieres?
• ¿Cuáles son tus requisitos laborales o competencias a cumplir?
• ¿Qué habilidades o valores aprecias?
• ¿Cuáles son las funciones específicas de cada cargo?

Una vez tengas bien definidos estos aspectos, ya tendrás una base bastante concreta para comenzar a evaluar a tus empleados, definir quién está mereciendo un ascenso o, por el contrario, quién no está bien alineado con las necesidades de la compañía..

Aplicación del modelo 360°

Con el paso de los años han mejorado las herramientas para evaluar las competencias de los trabajadores.

Esto, además de brindarte una mayor tranquilidad, también ofrece un mayor rango de cobertura a aspectos que, por ti mismo, puedes llegar a ignorar. De aquí nace el popular panel de evaluación 360°.

¿En qué consiste? Echa un vistazo a la siguiente lista…

• Evaluación del superior

Es el modelo estándar y más conocido de este tipo de procesos. Un jefe, líder o superior directo al cargo, es el encargado de evaluar y estudiar a cada empleado en el desempeño de sus labores.

Una vez se haga la prueba, se dan a conocer al personal los resultados.

• Autoevaluación

Es un tipo de evaluación bastante humanista y constructivista, ya que es el mismo trabajador quien deberá analizar en retrospectiva su propio desempeño.

Aunque puede parecer poco profesional o efectivo, brindar la oportunidad de autoevaluarse es una buena forma de estudiar el profesionalismo y la sinceridad. Ya que, es fácil poder identificar a través de su desempeño si este está menospreciando o exagerando su trabajo. O bien, identificar si está siendo objetivo.

• Evaluación de pares

Ocurre cuando el personal de un mismo departamento realiza sugerencias y una crítica constructiva hacia sus otros compañeros.

Esto es muy efectivo como método de retroalimentación del trabajo entre empleados de un mismo nivel. Es también una manera muy sutil de identificar posibles conflictos que puedan existir entre los pares y trabajar en una posible solución para mejorar el ambiente laboral.

• Evaluación por el personal

Aplica cuando es el personal de trabajo quien tendrá la tarea de hacer una crítica constructiva o una evaluación general del desempeño de sus superiores.

Se usa, entre otras razones, para identificar cualquier tipo de actitud que pueda ser ofensiva o abusiva, para evaluar sus competencias para asumir el puesto o, en menor medida, para señalar aspectos mínimos que pueda mejorar en la relación con su equipo.

• Planteamiento situacional

Es un tipo de prueba que consiste en realizar una evaluación sobre la resolución de conflictos. Así pues, se le presentará al trabajador una situación realista que puede vivir en el desarrollo de sus actividades.

El objetivo es estudiar la respuesta del evaluado y su capacidad para responder ante situaciones que requieran de soluciones prácticas y, en ocasiones, críticas.

Esto ayudará a tener una mejor percepción y conocimiento de las competencias de cada miembro del equipo ante situaciones de crisis o más frecuentes durante su labor.

• Evaluación externa

Este tipo de evaluación consiste en que un miembro externo a la empresa, pueda compartir su opinión hacia el desempeño del equipo de trabajo de manera grupal e individual.

Puede tratarse de un cliente o proveedor que tenga algún tipo de contacto cercano con la empresa, y que a través de su experiencia ofrezca opiniones críticas sobre el desempeño y la calidad del trabajo realizado.

¿Cómo elegir una buena herramienta de evaluación de desempeño?

Como ya te habrás dado cuenta, tener una herramienta de evaluación a la mano trae consigo una serie de ventajas para ti. La principal, es que te facilita muchísimo los procesos de evaluación.

¿Y qué aspectos debes tener en cuenta para elegir el método o técnica de evaluación?

• Personalización: Necesitas ir más allá de un primer análisis. Es importante que tengas a la mano distintas opciones y criterios para evaluar a cada trabajador. Para esto puedes apoyarte en plantillas que se adapten a tus estrategias de evaluación y puedes aplicarlas en casos específicos.

• Practicidad: la sencillez es esencial. Si buscas un software para la evaluación del desempeño debe ser una herramienta fácil de usar e intuitiva.

• Datos detallados: La capacidad de generar informes es importante. Así que tu elección debe ser capaz de ofrecerte datos de manera sencilla y precisa, de esta manera podrás tomar mejores decisiones de cara a la evaluación. Mejor, si son informes atractivos y dinámicos, que sean fáciles de leer para los miembros del equipo que participen en las distintas etapas de evaluación.

• Confiabilidad: Por supuesto que quieres que tus datos estén «en buenas manos». Además de la privacidad, debes confiar en la capacidad de la herramienta de funcionar a la perfección. Si quieres saber si la herramienta que vas a elegir es fiable, puedes guiarte por las opiniones de otros usuarios o el material de soporte que te ofrezca la empresa.

• Periodo de prueba: La gran mayoría de softwares de gestión de talentos, ofrecen un periodo mínimo de prueba, en el que puedes evaluar por cuenta propia estándares de calidad, opciones de personalización, ajustes complementarios y demás datos de tu interés.

Plantillas de evaluación: una manera rápida de evaluar el desempeño

Se trata de un formato, comúnmente trabajado en hojas de Excel, que simplifica la información acerca del rendimiento de los diferentes equipos o miembros de una empresa. También se le puede denominar como formato de evaluación de competencias o cuestionario de evaluación.

Cabe destacar que la utilización de softwares hace que el proceso de análisis sea mucho más sencillo para las organizaciones. Ya que representa un ahorro de esfuerzo y dinero para los departamentos; además de que simplifica los procesos de evaluación.

En esta plantilla se lleva el registro del rendimiento laboral de los empleados. Por lo general, suele comprender un periodo de tiempo previamente definido.

De esta forma, cada ficha de evaluación registra absolutamente todo lo relacionado al empleado, incluyendo competencias positivas y áreas a mejorar de cara al futuro. Lo que también optimiza el proceso de toma de decisiones.

Objetivos de una plantilla de evaluación del trabajador

Además de poder medir el rendimiento y mejorar la toma de decisiones, con una plantilla de evaluación puedes obtener diferentes resultados positivos de cara a la empresa. Por lo que podrás:

1. Ofrecer retroalimentación

Tal y como te comentamos en el apartado anterior, el principal objetivo es la generación de una oportunidad de intercambio donde el empleado podrá ver reflejado sus fortalezas y debilidades. Es importante hacer énfasis en este segundo aspecto para que haya un crecimiento y desarrollo profesional adecuado.

2. Evaluación entre compañeros

Este tipo de revisiones pueden ser anuales, trimestrales o semestrales, todo depende de lo que busques para tu empresa. Ofrecer la oportunidad entre los compañeros de trabajo de responder preguntas y evaluar a sus colegas, puede ayudar a mejorar no solo en el aspecto laboral, sino también las relaciones interpersonales.

Otra ventaja que ofrece es que los miembros del equipo que ejercen un rol similar pueden ver desde otra perspectiva su desempeño, lo que puede mejorar la calidad con que realizan sus tareas.

3. Evaluación del equipo

Evaluar el trabajo en conjunto es una de los mejores beneficios que te ofrece una plantilla de evaluación de trabajo. Escuchar las diferentes opiniones de los miembros que componen un departamento ayudará a entender las necesidades grupales e individuales.

Algunas preguntas que pueden hacerse en estos casos son:

• ¿Qué tan bien crees que funciona el equipo?
• Menciona colaboraciones exitosas entre los miembros del equipo.
• ¿Qué mejoras te gustaría implementar en tu equipo?

¿Por qué deberías implementar evaluaciones de empleados?

Evaluar a tus empleados puede darte excelentes resultados:

• Mejora del desempeño: las evaluaciones periódicas ayudan a tus empleados a comprender sus niveles de desempeño, identificar brechas y recibir orientación para mejorar. Esto conduce a una mayor productividad y eficacia en sus funciones.
• Alineación de metas: se logra una comprensión compartida de las prioridades y expectativas cuando las metas de los empleados están alineadas con los objetivos generales de la organización.
• Compromiso de los empleados: las investigaciones muestran que los empleados que reciben comentarios y reconocimientos regulares están más comprometidos y motivados, lo que contribuye a una mayor satisfacción y retención laboral.
• Desarrollo profesional: las evaluaciones ofrecen oportunidades para que los empleados analicen sus aspiraciones profesionales, identifiquen las habilidades que necesitan desarrollar y creen un plan de crecimiento.
• Toma de decisiones informada: como profesional de recursos humanos, puedes recopilar y cotejar datos de desempeño valiosos a través de evaluaciones, que a su vez se pueden usar para informar decisiones relacionadas con promociones, ajustes de compensación y asignación de recursos.

Consejos para hacer una evaluación de trabajadores eficaz

Los profesionales del departamento de Recursos Humanos tienen un papel fundamental en la realización de las evaluaciones de trabajo efectivas, pero nunca vienen mal algunos consejos para garantizar que sean un éxito:

• Utiliza las evaluaciones para mejorar el desempeño.
• Promueve el desarrollo profesional y el compromiso de los empleados
• Mantén las cosas justas y consistentes.
• Haz que la evaluación sea valiosa.
• Establece un tono de diálogo positivo.
• Sé específico en las observaciones.
• Equilibra la crítica con el reconocimiento de los logros y las fortalezas.
• Formaliza el proceso de evaluación.

¡Recuerda que debes ponerte en la posición de tus colaboradores para que las evaluaciones de trabajo sean efectivas!